El Método 5S en la gestión pública

El método organizacional de las 5S es una técnica de gestión japonesa basada en cinco simples principios, todos los cuales comienzan, en japonés, con la letra S. De ello deriva su nombre: Modelo 5s.

De igual forma que otros modelos de gestión japoneses, el método 5S incorpora explícitamente la dimensión humana de la organización, por lo que el resultado se mide tanto en productividad, como en satisfacción del personal respecto a los esfuerzos que han realizado para mejorar sus condiciones de trabajo.

 

Principios del Método 5S

* Seiri (Organización): eliminar del espacio de trabajo lo que sea inútil.

Se busca eliminar todo aquello que sea necesario. Ejemplo de normas asociadas:

Todo lo que se usa menos de una vez al año.
De lo que queda, todo aquello que se usa menos de una vez al mes se aparta
De lo que queda, todo aquello que se usa menos de una vez por semana se aparta no muy lejos
De lo que queda, todo lo que se usa menos de una vez por día se deja en el puesto de trabajo
De lo que queda, todo lo que se usa menos de una vez por hora está en el puesto de trabajo, al alcance de la mano.
Y lo que se usa al menos una vez por hora se coloca directamente sobre el operario.

* Seiton (Orden): organizar el espacio de trabajo de forma eficaz.

Cumplido el primer principio, se sientan las bases para organizar racionalmente el puesto de trabajo, haciendo lógica la colocación de los objetos y su proximidad de acuerdo a su necesidad o forma de uso; evitando tanto las pérdidas de tiempo como de energía.

* Seiso (Limpieza): mejorar los estándares de limpieza de los lugares.

Una vez despejado (Seiri) y ordenado (Seiton) el espacio de trabajo, es mucho más fácil limpiarlo y establecer estándares de cumplimiento; a fin de evitar incluso anomalías o el malfuncionamiento de la maquinaria.

Normas para Seiso:

Limpiar, inspeccionar, detectar las anomalías
Eliminar la anomalía en origen y volver sistemáticamente en condiciones normales
Facilitar la limpieza y la inspección

* Seiketsu (Limpieza estandarizada): anticipar la aparición de la suciedad y el desorden.

Consiste en lograr que las etapas anteriores aspectos sistémicos y permanentes a la función laboral. El orden y la limpieza deben mantenerse cada día.

Para ello, son normas de ayuda:

Sociabilizar y objetivizar las consignas: cantidades mínimas, identificación de las zonas, etc.
Favorecer una gestión visual
Estandarizar los métodos operatorios
Formar al personal en los estándares

* Shitsuke (Disciplina): fomentar los esfuerzos y la disciplina en este sentido.

Esta es una metaetapa, basada en la filosofía de calidad, control riguroso, mantención y perfeccionamiento continuo de los estándares asociados a la aplicación del sistema, para asegurar su cumplimiento y asimilación organizacional.

En la práctica, a través de esta etapa el método se transforma en una estrategia de intervención, sobre la base de un período de entrenamiento y aprendizaje, en la búsqueda de un cambio cultural y la consolidación de una filosofía organizacional basada en los 5 principios.

 

Por: Mauricio Espinola

Fuente: Gestión Pública